Практически каждый день на ваших плечах лежит ответственность за продуктивный ход рабочего процесса. Деловые встречи, совещания, конференции и обсуждение рабочих проектов требуют самоотдачи и дисциплины. Чтобы оставаться отличным профессионалом и получать за свой труд достойное вознаграждение, следует научиться планированию. Такова рекомендация Стива Макклетчи, которую он даёт в своей книге «От срочного к важному».
Содержание:
Как составлять план дел на день, неделю и месяц
Мозговой штурм
Стив Макклетчи предлагает одну практику – мозговой штурм. Возьмите ручку, лист бумаги и садитесь за стол. В течение пяти минут записывайте ваши цели. Постарайтесь охватить все стороны вашей жизни: семью, работу, досуг, финансовое состояние, самочувствие и всё то, что сочтёте нужным. Когда список будет готов, вернитесь к первой цели и разбейте её на этапы. Абсолютно все этапы рассчитать не получится, так как некоторые из них проясняются только по ходу дела. Поэтому начинать необходимо с основных.
Задайте себе вопросы:
- – С чего начинать?
- – У кого и где найти информацию о том, как лучше сделать?
- – Какие будут необходимы средства?
3 шага составления плана:
- – На месяц
- – На неделю
- – На день
Откройте ваш органайзер и обозначьте в нём этапы выполнения вашей цели, которые вы вынесли из мозгового штурма. Когда месяц закончится, из ваших записей будет видно, насколько вы продвинулись к выполнению поставленной цели.
Не забывайте, что рабочие поездки, путешествия, визиты в поликлинику следует обдумывать заранее. Также не забывайте при планировании учесть периоды, когда на работе возникают авралы, и от сотрудников требуется максимум усилий.
Перед началом каждой недели, обозначьте дела, которые необходимо сделать. Тогда вы сразу поймёте, сколько времени надо на выполнение и понадобится ли вам помощь. Ежедневные дела наиболее эффективно планировать с вечера, утром или как только вы пришли на работу. Но обязательно – до того, как начнёте проверять электронную почту, а не то ваше время уйдёт на чужие проблемы.
Разумеется, жизнь может внести коррективы в любой, даже идеальный, план. Внезапно может возникнуть срочное незапланированное дело, но ранее составленный план подскажет оптимальное решение.
Чем выгоден план
Сначала будет непросто заставить себя сесть за стол и приступить к планированию. Но со временем вы увидите, что, благодаря ранее составленному плану, ваши дни начнут проходить с ощутимой пользой.
- – Вы всё будете помнить.
- – Вы начнёте больше успевать.
- – Возрастёт ваша проактивность.
- – Станете принимать верные решения.
- – Улучшится способность адаптации.
Занятой человек неоднократно сталкивается с тем, что забывает о каком-то важном деле. Конечно, ваш мозг всё-таки рано или поздно напомнит, но запоздалое напоминание, к сожалению, может обернуться большими неприятностями. У нашего мозга есть особенность – он, как правило, способен удержать 1-2 мысли, а как только к ним добавляется третья – первая стирается.
План поможет вам ни о чём не забывать, направить силы на выполнение поставленной задачи и не упустить разные мелочи. Обратите внимание, человек, пришедший в магазин со списком продуктов, справится с покупками гораздо быстрее, чем тот, кто пришёл без списка. С готовым списком продуктов вы будете подходить к конкретным полкам и не терять время на размышление, не забыли ли вы чего-то.
Заранее составленный план побудит вас к активным действиям.
При помощи плана вы сможете соединить подобные задачи, не потерять зря время и склонить обстоятельства в свою пользу.
Находясь на совещании, вы отодвигаете в сторону все дела, которыми возможно было бы заняться в это время: разработать новый проект, разобрать почту или навести порядок в папках. Если вы были вынуждены отвлечься на срочные, неожиданно возникшие дела, то всё равно не собьётесь с пути к поставленной цели. Вам просто нужно будет свериться с записями и возобновить работу.
Планирование должно войти в привычку
Стив Макклетчи предлагает обратить составление плана в привычку. Тогда вы не будете откладывать решение важных и срочных дел, а планирование целей и задач станет нормой.
<span style="font-family: verdana, geneva;"