Практически каждый день на ваших плечах лежит ответственность за продуктивный ход рабочего процесса. Деловые встречи, совещания, конференции и обсуждение рабочих проектов требуют самоотдачи и дисциплины. Чтобы оставаться отличным профессионалом и получать за свой труд достойное вознаграждение, следует научиться планированию. Такова рекомендация Стива Макклетчи, которую он даёт в своей книге «От срочного к важному».

Как составлять план дел на день, неделю и месяц

Мозговой штурм

  Стив Макклетчи предлагает одну практику – мозговой штурм. Возьмите ручку, лист бумаги и садитесь за стол. В течение пяти минут записывайте ваши цели. Постарайтесь охватить все стороны вашей жизни: семью, работу, досуг, финансовое состояние, самочувствие и всё то, что сочтёте нужным. Когда список будет готов, вернитесь к первой цели и разбейте её на этапы. Абсолютно все этапы рассчитать не получится, так как некоторые из них проясняются только по ходу дела. Поэтому начинать необходимо с основных.

Задайте себе вопросы:

• – С чего начинать?
• – У кого и где найти информацию о том, как лучше сделать?
• – Какие будут необходимы средства?

3 шага составления плана:

• – На месяц
• – На неделю
• – На день

  Откройте ваш органайзер и обозначьте в нём этапы выполнения вашей цели, которые вы вынесли из мозгового штурма. Когда месяц закончится, из ваших записей будет видно, насколько вы продвинулись к выполнению поставленной цели. 

  Не забывайте, что рабочие поездки, путешествия, визиты в поликлинику следует обдумывать заранее. Также не забывайте при планировании учесть периоды, когда на работе возникают авралы, и от сотрудников требуется максимум усилий.

  Перед началом каждой недели, обозначьте дела, которые необходимо сделать. Тогда вы сразу поймёте, сколько времени надо на выполнение и понадобится ли вам помощь. Ежедневные дела наиболее эффективно планировать с вечера, утром или как только вы пришли на работу. Но обязательно – до того, как начнёте проверять электронную почту, а не то ваше время уйдёт на чужие проблемы.

  Разумеется, жизнь может внести коррективы в любой, даже идеальный, план. Внезапно может возникнуть срочное незапланированное дело, но ранее составленный план подскажет оптимальное решение.

Чем выгоден план

  Сначала будет непросто заставить себя сесть за стол и приступить к планированию. Но со временем вы увидите, что, благодаря ранее составленному плану, ваши дни начнут проходить с ощутимой пользой.

• – Вы всё будете помнить.
• – Вы начнёте больше успевать.
• – Возрастёт ваша проактивность.
• – Станете принимать верные решения.
• – Улучшится способность адаптации.

  Занятой человек неоднократно сталкивается с тем, что забывает о каком-то важном деле. Конечно, ваш мозг всё-таки рано или поздно напомнит, но запоздалое напоминание, к сожалению, может обернуться большими неприятностями. У нашего мозга есть особенность – он, как правило, способен удержать 1-2 мысли, а как только к ним добавляется третья – первая стирается.

  План поможет вам ни о чём не забывать, направить силы на выполнение поставленной задачи и не упустить разные мелочи. Обратите внимание, человек, пришедший в магазин со списком продуктов, справится с покупками гораздо быстрее, чем тот, кто пришёл без списка. С готовым списком продуктов вы будете подходить к конкретным полкам и не терять время на размышление, не забыли ли вы чего-то.

  Заранее составленный план побудит вас к активным действиям.

  При помощи плана вы сможете соединить подобные задачи, не потерять зря время и склонить обстоятельства в свою пользу.

  Находясь на совещании, вы отодвигаете в сторону все дела, которыми возможно было бы заняться в это время: разработать новый проект, разобрать почту или навести порядок в папках. Если вы были вынуждены отвлечься на срочные, неожиданно возникшие дела, то всё равно не собьётесь с пути к поставленной цели. Вам просто нужно будет свериться с записями и возобновить работу. 

Планирование должно войти в привычку

  Стив Макклетчи предлагает обратить составление плана в привычку. Тогда вы не будете откладывать решение важных и срочных дел, а планирование целей и задач станет нормой.

<span style="font-family: verdana, geneva;"